Triển khai AI Agent cho doanh nghiệp: 4 bước từ khảo sát đến vận hành

Triển khai AI Agent không giống mua một phần mềm đóng gói rồi cài đặt. Mỗi Agent được xây theo quy trình và hệ thống riêng của doanh nghiệp, nên cần đi qua vài bước để chắc chắn Agent làm đúng việc, đúng cách. Dưới đây là bốn bước NAVI Agent áp dụng cho mọi dự án, cùng những điều doanh nghiệp nên chuẩn bị ở từng bước.

Bước 1: Khảo sát nhu cầu và quy trình

Mục tiêu của bước này là hiểu rõ công việc hiện đang được làm như thế nào, trước khi nghĩ tới việc tự động hóa nó.

Trong buổi khảo sát, hai bên sẽ cùng trả lời các câu hỏi:

• Quy trình nào đang tốn nhiều thời gian nhất?
• Ai đang làm, làm bằng công cụ gì, mất bao lâu?
• Dữ liệu nằm ở đâu: CRM, bảng tính, phần mềm quản lý hay tin nhắn?
• Kết quả thế nào thì được xem là thành công?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị: người trực tiếp làm quy trình đó tham gia khảo sát, cùng các tài liệu, mẫu biểu, câu hỏi thường gặp đang dùng.

Bước 2: Tư vấn giải pháp và báo giá

Từ kết quả khảo sát, NAVI Agent đề xuất phương án cụ thể: Agent sẽ làm những việc gì, kết nối với hệ thống nào, những bước nào cần người duyệt, và trường hợp nào Agent chuyển cho nhân viên.

Báo giá được đưa ra theo đúng phạm vi đó. Vì vậy trên trang bảng giá, các gói không ghi con số cố định: hai doanh nghiệp cùng dùng Agent chăm sóc khách hàng có thể cần số tích hợp và tính năng rất khác nhau.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị: quyết định ai là người phụ trách dự án phía mình, và thống nhất tiêu chí nghiệm thu.

Bước 3: Phát triển và tích hợp

Đây là bước xây dựng Agent: nạp kiến thức từ tài liệu của doanh nghiệp, kết nối với các hệ thống đã thống nhất và thiết lập quy tắc xử lý.

Một số nguyên tắc quan trọng trong bước này:

• Chỉ cấp quyền cần thiết. Agent chỉ truy cập dữ liệu và thao tác mà công việc yêu cầu.
• Ghi lại mọi thao tác. Mỗi việc Agent làm đều có nhật ký để kiểm tra lại khi cần.
• Không thay thế hệ thống hiện có. Agent làm việc trên các phần mềm doanh nghiệp đang dùng, không bắt đội ngũ đổi công cụ.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị: tài khoản hoặc quyền truy cập cho các hệ thống cần kết nối, và người có thể trả lời nhanh khi có câu hỏi về nghiệp vụ.

Bước 4: Kiểm thử, bàn giao và vận hành

Trước khi đưa vào dùng thật, Agent được kiểm thử với các tình huống thực tế của doanh nghiệp: những câu hỏi khách hay hỏi, những đơn hàng có trường hợp đặc biệt, những yêu cầu nằm ngoài phạm vi. Mục tiêu là chắc chắn Agent xử lý đúng, và biết chuyển cho người khi cần.

Khi bàn giao, đội ngũ được hướng dẫn cách làm việc cùng Agent: xem nhật ký, cập nhật tài liệu để Agent trả lời theo thông tin mới, và xử lý những trường hợp Agent chuyển sang.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị: một nhóm nhỏ dùng thử trước khi mở rộng cho toàn bộ khách hàng hoặc nhân viên.

Sau bàn giao: mở rộng từng bước

Một AI Agent chạy ổn định ở quy trình đầu tiên là nền tảng tốt để mở rộng. Nhiều doanh nghiệp bắt đầu với một Agent trả lời khách, sau đó kết nối thêm CRM, rồi thêm Agent lập báo cáo. Mỗi lần mở rộng lại đi qua bốn bước trên, nhưng nhanh hơn vì đã có sẵn nền tảng và kinh nghiệm.

Nếu doanh nghiệp đã có một quy trình muốn tự động hóa, bước đầu tiên chỉ đơn giản là một buổi trao đổi. Liên hệ NAVI Agent để được khảo sát miễn phí, hoặc xem trước các loại AI Agent phổ biến theo từng bộ phận.