5 quy trình doanh nghiệp nên tự động hóa bằng AI Agent trước tiên

Khi bắt đầu tìm hiểu AI Agent, câu hỏi đầu tiên của nhiều doanh nghiệp là: nên tự động hóa việc gì trước? Chọn đúng điểm bắt đầu giúp thấy kết quả sớm, dễ thuyết phục đội ngũ và có kinh nghiệm để mở rộng sau này.

Một quy trình phù hợp để bắt đầu thường có ba đặc điểm:

• Lặp lại thường xuyên, hằng ngày hoặc hằng tuần.
• Có quy tắc rõ ràng, người mới cũng có thể làm theo hướng dẫn.
• Dễ đo kết quả, ví dụ số giờ tiết kiệm được hay thời gian khách phải chờ.

Dưới đây là năm quy trình thường đáp ứng cả ba tiêu chí.

1. Trả lời câu hỏi thường gặp của khách hàng

Giá bao nhiêu, giao hàng mất bao lâu, chính sách đổi trả thế nào… Đây là những câu hỏi mà đội chăm sóc khách hàng trả lời hàng chục lần mỗi ngày. Một AI Agent chăm sóc khách hàng có thể trả lời ngay dựa trên tài liệu của doanh nghiệp, ở mọi khung giờ, và chuyển cho nhân viên khi gặp câu hỏi khó.

Vì sao nên làm trước: khách không phải chờ, nhân viên bớt việc lặp lại, và chất lượng trả lời đồng đều hơn.

2. Tiếp nhận và phân loại khách hàng tiềm năng

Khách để lại tin nhắn trên website, fanpage, Zalo, nhưng không phải ai cũng có nhu cầu mua ngay. AI Sales Agent có thể hỏi thêm vài câu về nhu cầu, thời điểm và ngân sách, ghi thông tin vào CRM rồi báo đội sales những khách đáng ưu tiên.

Vì sao nên làm trước: đội sales dành thời gian cho đúng người, và không khách nào bị bỏ sót vì nhắn ngoài giờ.

3. Nhập liệu và đồng bộ dữ liệu giữa các phần mềm

Đơn hàng nhập ở một nơi, rồi lại nhập vào phần mềm kho, rồi cập nhật vào bảng tính báo cáo. Mỗi lần nhập tay là một lần có thể sai. AI Agent vận hành có thể chuyển và cập nhật dữ liệu giữa các hệ thống theo quy tắc doanh nghiệp đặt ra.

Vì sao nên làm trước: công việc hoàn toàn lặp lại, quy tắc rõ, và sai sót do nhập tay giảm đi rõ rệt.

4. Lập báo cáo định kỳ

Báo cáo tuần, báo cáo tháng thường đi theo cùng một khuôn: lấy số liệu từ vài nguồn, tổng hợp, so sánh với kỳ trước. AI Marketing Agent hoặc Agent vận hành có thể gom số liệu và lập báo cáo theo đúng mẫu doanh nghiệp đang dùng, để người đọc chỉ cần tập trung vào nhận định và quyết định.

Vì sao nên làm trước: tiết kiệm thời gian tổng hợp đều đặn mỗi kỳ, và dễ kiểm tra độ chính xác vì có sẵn báo cáo cũ để so sánh.

5. Trả lời câu hỏi nội bộ của nhân viên

Quy định nghỉ phép, cách làm đề nghị thanh toán, biểu mẫu nằm ở đâu… Nhân viên mới thường hỏi đi hỏi lại những câu này. AI Agent nội bộ có thể trả lời dựa trên tài liệu công ty và chỉ đúng biểu mẫu cần dùng.

Vì sao nên làm trước: rủi ro thấp vì chỉ dùng trong nội bộ, lại giúp bộ phận nhân sự bớt đáng kể việc trả lời lặp lại.

Chọn một, làm tốt, rồi mở rộng

Không nên tự động hóa cùng lúc cả năm quy trình. Hãy chọn một quy trình gây tốn thời gian nhất hoặc ảnh hưởng tới khách hàng nhiều nhất, triển khai và đo kết quả trong vài tuần đầu. Khi đội ngũ đã quen cách làm việc cùng AI Agent, việc mở rộng sang quy trình tiếp theo sẽ nhanh hơn nhiều.

Chưa chắc quy trình nào phù hợp nhất? NAVI Agent khảo sát miễn phí và đề xuất điểm bắt đầu cho doanh nghiệp của bạn. Bạn cũng có thể xem các gói dịch vụ để hình dung phạm vi triển khai.