10 tình huống nhân viên sales có thể tự động hóa bằng AI trong ngày làm việc

Trước khi nói chuyện với khách

Buổi sáng của nhiều nhân viên sales bắt đầu bằng việc dọn dẹp: đọc tin nhắn tồn từ tối qua, chép thông tin khách, xem hôm nay gọi cho ai. Có 3 việc ở đoạn này giao được cho AI.

1. Trả lời khách nhắn tin khi sales đang bận hoặc đã nghỉ

Khách hay nhắn hỏi mua vào buổi tối, lúc sales đã tan ca. Sáng hôm sau mới trả lời thì nhiều người đã mua ở chỗ khác.

AI Agent trả lời ngay trong vài giây, bất kể mấy giờ. Nó giới thiệu sản phẩm, báo giá theo bảng giá, hỏi thêm nhu cầu và xin số điện thoại. Sáng ra, sales có sẵn một danh sách khách đã được hỏi han cẩn thận, chỉ việc gọi lại.

2. Nhập thông tin khách vào CRM

Hỏi 10 nhân viên sales việc gì chán nhất thì chắc 8 người sẽ nói là nhập liệu. Tên, số điện thoại, sản phẩm quan tâm, nguồn khách, ghi chú. Mỗi khách vài phút, mỗi ngày vài chục khách.

Việc này AI làm thay được gần như hoàn toàn. Nó đọc cuộc trò chuyện, lấy thông tin, kiểm tra xem khách đã có trong hệ thống chưa rồi điền vào đúng ô. Bài từ tin nhắn đến CRM mô tả kỹ cách làm.

3. Chọn ra khách nên gọi trước

Trong 50 khách mới của ngày hôm qua, không phải ai cũng sẵn sàng mua. Gọi lần lượt từ trên xuống thì hết ngày vẫn chưa tới người đang cần gấp.

AI có thể chấm điểm từng khách theo những gì họ đã nói: hỏi giá cụ thể hay chỉ hỏi chung chung, có nói thời điểm cần hàng không, ngân sách khoảng bao nhiêu. Sales mở máy lên là thấy ngay 10 người nên gọi đầu tiên.

Trong lúc chăm sóc và tư vấn

Đây là đoạn sales cần tập trung vào khách nhất. Cũng là đoạn họ hay bị kéo đi làm việc lặt vặt nhất.

4. Soạn báo giá

Một bản báo giá thường mất 15 đến 30 phút: tra giá, tính chiết khấu, kiểm tra tồn kho, dàn trang, xuất file. Khách thì đang chờ.

AI soạn bản nháp trong chưa đầy 1 phút. Nó lấy giá từ bảng giá hiện hành, áp đúng mức chiết khấu theo số lượng và ghi sẵn điều khoản thanh toán. Sales đọc lại, chỉnh nếu cần rồi gửi. Với báo giá lớn hoặc có điều khoản riêng, bạn vẫn nên để quản lý duyệt trước khi gửi. Cách kiểm soát chiết khấu có trong bài tự động hóa báo giá bằng AI.

5. Trả lời những câu hỏi lặp đi lặp lại

Sản phẩm này bảo hành bao lâu, có giao tỉnh không, có xuất hóa đơn không, trả góp thế nào. Sales thuộc lòng câu trả lời và gõ lại nó cả chục lần mỗi ngày.

AI nhận phần này để sales rảnh tay cho những câu hỏi khó hơn, kiểu như "bên em so với bên kia thì hơn ở chỗ nào" hay "anh mua 200 bộ thì giá tốt nhất là bao nhiêu". Những câu đó mới cần đến người bán hàng thật.

6. Đặt lịch và nhắc lịch hẹn

Hẹn khách xem hàng, hẹn gọi tư vấn, hẹn demo sản phẩm. Hai bên nhắn qua nhắn lại 5, 6 tin mới chốt được giờ. Đến hôm hẹn thì khách quên.

AI xem lịch trống của sales, đưa cho khách vài khung giờ để chọn rồi ghi vào lịch. Trước giờ hẹn 1 ngày và 1 giờ, nó tự nhắn nhắc. Khách muốn đổi lịch thì nó sắp lại luôn. Bài AI Agent nhắc lịch hẹn có nói về cách chọn thời điểm nhắc.

7. Nhắc sales liên hệ lại khách chưa trả lời

Khách nói "để anh suy nghĩ thêm" rồi im lặng. Sales định 3 ngày sau gọi lại, nhưng 3 ngày sau có 40 việc khác chen vào.

Rất nhiều đơn hàng mất ở đúng chỗ này. Khách không từ chối, chỉ là không ai hỏi lại. AI theo dõi từng khách đang ở bước nào, đến hạn thì nhắc sales, hoặc tự gửi một tin hỏi thăm nhẹ nhàng nếu bạn cho phép. Bài AI Agent cho sales bàn kỹ cách để không bỏ sót khách.

Sau cuộc trò chuyện và sau khi chốt đơn

Nói chuyện với khách xong, sales vẫn còn một loạt việc phải làm. Phần này ít ai nhìn thấy nhưng ngốn thời gian không kém.

8. Ghi chú sau cuộc gọi và cập nhật trạng thái

Gọi xong, sales phải ghi lại khách nói gì, hẹn gì, đang vướng chỗ nào. Bận quá thì họ để cuối ngày ghi một thể, và lúc đó đã quên mất một nửa.

Nếu cuộc trò chuyện diễn ra qua tin nhắn, AI tự tóm tắt và cập nhật trạng thái khách trong CRM. Với cuộc gọi có ghi âm, AI cũng làm được việc tương tự. Riêng chuyện ghi âm thì bạn phải báo cho khách biết và được họ đồng ý trước.

9. Chăm lại khách cũ

Khách đã mua 6 tháng trước, khách từng hỏi mà chưa mua, khách sắp hết hạn bảo hành. Ai cũng biết nên chăm lại nhóm này, nhưng sales thường dồn sức cho khách mới.

AI lọc ra những khách đến lúc nên liên hệ, soạn tin nhắn hợp với từng người rồi gửi theo lịch. Khách nào trả lời thì chuyển cho sales. Bạn cần đặt giới hạn số lần nhắn để không làm phiền, nhất là với người đã từ chối. Cách chọn thời điểm có trong bài tự động chăm sóc lead cũ bằng AI.

10. Làm báo cáo cuối tuần

Chiều thứ 6, cả đội ngồi đếm: tuần này bao nhiêu khách mới, gọi bao nhiêu cuộc, chốt mấy đơn, doanh số bao nhiêu. Mỗi người mất 30 phút đến 1 tiếng.

Khi dữ liệu đã nằm đủ trong CRM nhờ các bước trên, AI tổng hợp báo cáo trong vài phút. Quản lý còn có thể hỏi thẳng nó những câu như "tuần này khách rơi nhiều nhất ở bước nào".

Nhìn lại cả 10 tình huống trong một bảng

Bảng dưới đây gom lại những việc nhân viên sales có thể tự động hóa bằng AI, kèm phần mà sales vẫn nên giữ ở mỗi việc.

Cột bên phải cho thấy AI không lấy mất việc của sales. Ở tình huống nào, phần cần đến con người cũng vẫn còn đó, chỉ là gọn hơn và đáng làm hơn.

3 thứ cần chuẩn bị trước khi tự động hóa

Muốn AI làm tốt 10 việc trên, đội của bạn cần có sẵn vài thứ.

Bảng giá và chính sách phải được viết ra rõ ràng. Mức chiết khấu theo số lượng, điều kiện giao hàng, thời hạn bảo hành. Nếu mỗi sales đang báo một kiểu, AI sẽ không biết theo ai.

Các bước bán hàng cần được gọi tên thống nhất. Khách mới, đã tư vấn, đã gửi báo giá, đang thương lượng, đã chốt. Có tên gọi chung thì AI mới biết khách đang ở đâu để nhắc đúng lúc.

Đội sales cần hiểu AI đến để đỡ việc cho họ. Nếu họ nghĩ mình sắp bị thay, họ sẽ không chia sẻ kinh nghiệm và cũng không báo khi AI trả lời sai. Bạn nên nói rõ ngay từ đầu, và để chính họ chọn việc muốn giao cho AI trước.

Những việc sales vẫn phải tự làm

Đọc hết 10 tình huống, có thể bạn sẽ hỏi vậy sales còn làm gì. Còn nhiều, và toàn là phần quan trọng nhất.

Hiểu điều khách chưa nói ra là việc của người. Một khách bảo "giá hơi cao" có khi không thật sự chê đắt. Họ đang cần một lý do để thuyết phục sếp của mình. Người bán hàng có kinh nghiệm nghe là nhận ra.

Thương lượng cũng vậy. Biết lúc nào nên nhượng bộ, lúc nào nên giữ giá, lúc nào nên im lặng chờ khách nói trước. Những chuyện này không có công thức.

Và sau cùng là lòng tin. Với đơn hàng lớn, khách mua vì tin người bán. Họ muốn biết khi có chuyện thì gọi cho ai.

Nói cách khác, 10 tình huống nhân viên sales có thể tự động hóa bằng AI đều nằm quanh cuộc trò chuyện với khách. Còn chính cuộc trò chuyện đó thì vẫn là của con người. AI lo phần xung quanh để sales có nhiều thời gian hơn cho phần ở giữa.