Doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng AI Agent không và nên bắt đầu khi nào

Vì sao doanh nghiệp nhỏ lại được lợi từ AI Agent nhiều hơn bạn nghĩ?

Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng AI là cuộc chơi của công ty lớn. Trên thực tế, chính quy mô nhỏ lại mang đến cho bạn một vài lợi thế mà doanh nghiệp lớn không có.

Lợi thế đầu tiên là mỗi giờ làm việc của bạn rất quý. Ở một công ty 5 đến 10 người, chủ doanh nghiệp thường kiêm luôn việc trả lời tin nhắn, báo giá và chăm sóc khách. Khi AI Agent nhận giúp phần việc lặp lại, người được giải phóng thời gian chính là bạn, và bạn có thể dành thời gian đó cho những việc tạo ra doanh thu.

Lợi thế thứ 2 là bạn không có ca đêm. Một doanh nghiệp lớn có thể thuê nhân viên trực đến 22 giờ, còn bạn thì thường phải để tin nhắn chờ đến sáng hôm sau. Trong khi đó, rất nhiều khách hàng nhắn tin hỏi mua vào buổi tối, sau giờ làm việc của họ. AI Agent giúp bạn có mặt vào đúng những khung giờ ấy mà không cần tuyển thêm người, như cách được mô tả trong bài khách nhắn tin ngoài giờ, doanh nghiệp nên dùng AI Agent như thế nào.

Lợi thế thứ 3 là quy trình của bạn đơn giản. Doanh nghiệp nhỏ thường chỉ có 1 bảng giá, vài chính sách và 1 đến 2 phần mềm. Nhờ vậy, việc triển khai nhanh hơn, ít tốn kém hơn và bạn cũng dễ kiểm soát AI đang trả lời khách những gì.

4 trường hợp bạn chưa nên dùng AI Agent

Bên cạnh những lợi ích trên, sẽ là thiếu trung thực nếu nói rằng doanh nghiệp nhỏ nào cũng nên triển khai ngay. Bạn nên tạm hoãn nếu thấy mình rơi vào một trong các trường hợp dưới đây.

Trường hợp thứ nhất là khi lượng yêu cầu của bạn còn quá ít. Nếu mỗi ngày bạn chỉ nhận khoảng 5 đến 10 tin nhắn, bạn hoàn toàn có thể tự trả lời và khoản đầu tư cho AI sẽ rất lâu mới hoàn vốn. Lúc này, bạn nên dồn sức vào việc tìm thêm khách hàng trước.

Trường hợp thứ 2 là khi thông tin của bạn chưa được viết ra. Nếu bảng giá thay đổi theo từng khách và chính sách đổi trả chỉ nằm trong đầu bạn, AI sẽ không có gì để dựa vào. Bạn cần dành vài buổi viết lại những thông tin này trước, và việc đó cũng có ích cho nhân viên của bạn dù có AI hay không.

Trường hợp thứ 3 là khi sản phẩm của bạn cần tư vấn rất riêng cho từng người. Một xưởng thiết kế nội thất cao cấp hay một văn phòng tư vấn pháp lý thường bán được hàng nhờ mối quan hệ và sự tin tưởng cá nhân. Ở những lĩnh vực này, AI chỉ nên hỗ trợ phần đặt lịch và thu thập thông tin ban đầu, còn phần tư vấn vẫn nên do bạn đảm nhận.

Trường hợp cuối cùng là khi bạn chưa có ai theo dõi. AI Agent không phải là thứ cài xong rồi để yên. Bạn hoặc một nhân viên cần dành khoảng 30 phút mỗi tuần để xem lại các cuộc trò chuyện và cập nhật thông tin mới. Nếu hiện tại không ai có thời gian cho việc này, chất lượng trả lời sẽ giảm dần theo thời gian.

Một phép tính đơn giản để bạn biết có đáng đầu tư hay không

Thay vì quyết định theo cảm tính, bạn có thể làm một phép tính nhanh với số liệu của chính mình. Dưới đây là ví dụ cho một cửa hàng bán lẻ trực tuyến, trong đó các con số là giả định để minh họa và bạn nên thay bằng số thật của mình.

Giả sử mỗi ngày cửa hàng nhận 50 tin nhắn, trong đó khoảng 30 tin là những câu hỏi lặp lại về giá, phí giao hàng và tình trạng đơn. Nếu mỗi tin mất 3 phút để trả lời, bạn đang dành 90 phút mỗi ngày cho việc này. Tính trong 26 ngày làm việc, con số đó tương đương 39 giờ mỗi tháng. Với mức lương nhân viên khoảng 8 triệu đồng mỗi tháng, tức gần 40.000 đồng mỗi giờ, phần thời gian này có giá trị khoảng 1,5 triệu đồng.

Khoản thứ 2 thường lớn hơn nhưng dễ bị bỏ sót, đó là doanh thu mất đi vì trả lời chậm. Giả sử mỗi tối có 5 khách nhắn hỏi sau giờ làm việc và không nhận được phản hồi ngay. Nếu chỉ 1 trong 10 người đó lẽ ra đã mua hàng với đơn trung bình 400.000 đồng, mỗi tháng cửa hàng đang bỏ lỡ khoảng 6 triệu đồng doanh thu. Với biên lợi nhuận gộp 30%, khoản lợi nhuận mất đi là khoảng 1,8 triệu đồng.

Cộng 2 khoản lại, AI Agent có thể mang về cho cửa hàng này khoảng 3,3 triệu đồng giá trị mỗi tháng. Về phía chi phí, gói cơ bản của Naventic hiện có giá từ 10 triệu đồng, bạn có thể xem chi tiết tại trang bảng giá dịch vụ AI Agent. Ngoài ra còn có chi phí vận hành hằng tháng tùy theo lượng sử dụng, và trong ví dụ này chúng ta tạm tính 1 triệu đồng. Như vậy, phần lợi ròng mỗi tháng vào khoảng 2,3 triệu đồng, và cửa hàng sẽ hoàn vốn sau khoảng 4 đến 5 tháng.

Bạn hãy thử thay số của mình vào phép tính trên. Nếu thời gian hoàn vốn dưới 12 tháng, khoản đầu tư này thường đáng để cân nhắc nghiêm túc. Nếu kết quả là 2 đến 3 năm, bạn nên chờ đến khi lượng khách tăng lên rồi tính lại.

Nếu quyết định dùng, bạn nên bắt đầu từ việc gì?

Khi câu trả lời cho câu hỏi doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng AI Agent không nghiêng về phía có, bước tiếp theo của bạn là chọn đúng điểm bắt đầu. Sai lầm thường gặp là muốn AI làm mọi thứ ngay từ đầu, từ bán hàng, chăm sóc khách cho đến kế toán.

Bạn nên chọn duy nhất 1 việc thỏa mãn 3 điều kiện: việc đó lặp lại hằng ngày, có câu trả lời rõ ràng, và nếu AI làm sai thì bạn vẫn sửa được dễ dàng. Với phần lớn doanh nghiệp nhỏ, việc đó là trả lời câu hỏi thường gặp của khách và ghi nhận thông tin khách quan tâm. Sau 1 đến 2 tháng chạy ổn định, bạn có thể mở rộng sang đặt lịch, tra cứu đơn hàng hay nhắc khách cũ quay lại.

Bạn cũng không cần thay phần mềm đang dùng. AI Agent có thể làm việc với fanpage, Zalo, website và cả file Excel mà bạn đang quản lý. Nếu bạn muốn xem lộ trình chi tiết hơn, bài AI Agent cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nên bắt đầu từ đâu đã trình bày cách chọn quy trình và các bước triển khai.

Những băn khoăn thường gặp của chủ doanh nghiệp nhỏ

Tôi không rành công nghệ thì có vận hành được AI Agent không?

Có. Phần kỹ thuật do đơn vị triển khai đảm nhận, còn việc của bạn là cung cấp thông tin về sản phẩm, chính sách và xem lại các cuộc trò chuyện. Nếu bạn dùng được Zalo và Excel, bạn hoàn toàn theo dõi được AI Agent của mình.

Khách của tôi có khó chịu khi phải nói chuyện với AI không?

Không, nếu AI trả lời nhanh, đúng và khách luôn có cách gặp người thật khi cần. Điều khiến khách khó chịu thường là phải chờ lâu hoặc bị trả lời vòng vo, chứ không phải việc người trả lời là AI.

Dùng AI Agent rồi tôi có cần cho nhân viên nghỉ việc không?

Không. Ở doanh nghiệp nhỏ, AI Agent chủ yếu giúp nhân viên hiện tại bớt việc lặp lại và phục vụ được nhiều khách hơn. Lợi ích rõ nhất là bạn chưa cần tuyển thêm người khi lượng khách tăng.

Tôi có bị ràng buộc lâu dài với một nhà cung cấp không?

Không nhất thiết. Trước khi ký hợp đồng, bạn nên hỏi rõ dữ liệu và nội dung đã xây dựng thuộc về ai, và bạn có thể mang chúng đi nếu đổi nhà cung cấp hay không.