Tự động hóa quy trình bằng AI – Kết nối dữ liệu, con người và hệ thống

Nhận tư vấnXem demo
Luồng hoạt động

Từ một yêu cầu đến quy trình chạy xuyên suốt

Đọc tài liệu, đối chiếu dữ liệu giữa các hệ thống rồi điều phối công việc theo quy tắc.

Đầu vào

Email, biểu mẫu
PDF, bảng tính
Phần mềm nội bộ
Yêu cầu nội bộ

AI Workflow Automation

Đọc, đối chiếu và điều phối

Dữ liệu chuẩn hóa
Hồ sơ, báo giá nháp
Chuyển phê duyệt
Nhật ký xử lý

Kết quả

Quyết định tài chính và thương mại vẫn cần người phê duyệt.

Chức năng

Các chức năng chuyên sâu

  1. 1

    Đọc và trích xuất dữ liệu từ tài liệu

    AI hỗ trợ xử lý email, PDF, biểu mẫu và bảng tính để nhận diện những trường thông tin cần thiết. Dữ liệu được chuẩn hóa trước khi đưa sang bước tiếp theo.

    Xem chi tiết

    Giới hạn & kiểm soát: Các trường thiếu, mâu thuẫn hoặc không chắc chắn phải được đánh dấu để nhân viên kiểm tra.

  2. 2

    Đối chiếu dữ liệu giữa các hệ thống

    Hệ thống tra cứu mã sản phẩm, đơn hàng, khách hàng hoặc hồ sơ từ những phần mềm được cấp quyền.

    Xem chi tiết

    Các bước kiểm tra theo quy tắc giúp phát hiện thông tin không khớp trước khi tiếp tục xử lý.

  3. 3

    Tạo hồ sơ và điều phối công việc

    Sau khi dữ liệu hợp lệ, hệ thống chuẩn bị phiếu yêu cầu, báo giá nháp, hồ sơ đề nghị hoặc nhiệm vụ nội bộ.

    Xem chi tiết

    Mỗi hồ sơ có trạng thái và người xử lý cụ thể, nên doanh nghiệp biết việc đang nằm ở đâu.

  4. 4

    Thiết lập quy trình phê duyệt

    Doanh nghiệp cấu hình các bước duyệt theo phòng ban, loại yêu cầu hoặc giá trị giao dịch. Người có thẩm quyền xem hồ sơ, yêu cầu chỉnh sửa, phê duyệt hoặc từ chối.

    Xem chi tiết

    Giới hạn & kiểm soát: AI không tự phê duyệt các quyết định tài chính hoặc thương mại nếu chưa có cơ chế quyền hạn rõ ràng.

  5. 5

    Theo dõi tiến độ và nhật ký xử lý

    Hệ thống ghi nhận thời điểm tiếp nhận, thay đổi trạng thái, người thực hiện và kết quả từng bước.

    Xem chi tiết

    Khi xảy ra lỗi, doanh nghiệp xác định được hồ sơ dừng ở đâu và cần ai xử lý.

Quy trình

Quy trình hoạt động của AI Workflow Automation

  1. 01Tiếp nhận yêu cầu
  2. 02AI đọc và chuẩn hóa dữ liệu
  3. 03Hệ thống kiểm tra quy tắc
  4. 04Tạo hồ sơ
  5. 05Chuyển người phụ trách
  6. 06Phê duyệt
  7. 07Thực hiện bước được phép
  8. 08Lưu lịch sử xử lý

Mỗi quy trình cần được khảo sát riêng về dữ liệu đầu vào, ngoại lệ, quyền truy cập và hệ thống tích hợp.

Phạm vi

Các quy trình có thể khảo sát tự động hóa

  • Kinh doanh

    Tiếp nhận yêu cầu báo giá, đối chiếu sản phẩm, chuẩn bị hồ sơ.

  • Kế toán

    Tiếp nhận chứng từ, kiểm tra trường dữ liệu, chuyển duyệt.

  • Nhân sự

    Onboarding, cấp phát thiết bị, tiếp nhận yêu cầu nội bộ.

  • Mua hàng

    Thu thập đề nghị, đối chiếu thông tin, chuyển phê duyệt.

  • Vận hành

    Phân loại yêu cầu, giao việc, theo dõi trạng thái.

Doanh nghiệp phù hợp

Doanh nghiệp phù hợp với tự động hóa quy trình

  • Doanh nghiệp có quy trình liên phòng ban
  • Đơn vị xử lý nhiều chứng từ, biểu mẫu
  • Doanh nghiệp phân phối và sản xuất
  • Tổ chức có nhiều bước phê duyệt
  • Doanh nghiệp đang dùng nhiều phần mềm rời rạc

Bước đầu thường là chọn một quy trình đang tốn thời gian nhất để khảo sát trước.

An Phát — Từ một yêu cầu mua hàng đến quy trình xử lý tự động giữa nhiều bộ phậnCase study thực tếAn Phát — Từ một yêu cầu mua hàng đến quy trình xử lý tự động giữa nhiều bộ phậnAI tiếp nhận yêu cầu mua hàng, đọc tài liệu, đối chiếu sản phẩm, chuẩn bị báo giá nháp và chuyển hồ sơ đến người phê duyệt — nhân viên giữ quyền xác nhận giá.Xem case study

Giải pháp khác

Tổng quan dịch vụ

Câu hỏi thường gặp

AI có tự phê duyệt hồ sơ không?＋

Không. AI chuẩn bị dữ liệu và hồ sơ, còn quyền phê duyệt thuộc về người được doanh nghiệp phân quyền, đặc biệt với các quyết định tài chính hoặc thương mại.

Dữ liệu đọc từ tài liệu có chính xác không?＋

Các trường thiếu, mâu thuẫn hoặc không chắc chắn được đánh dấu để nhân viên kiểm tra trước khi hồ sơ đi tiếp, thay vì đưa thẳng vào hệ thống.

Có cần thay phần mềm đang dùng không?＋

Không nhất thiết. Giải pháp hướng đến kết nối những hệ thống hiện có qua API hoặc phương thức được cấp quyền; phạm vi tích hợp được xác định khi khảo sát.

Nên bắt đầu từ quy trình nào?＋

Thường là quy trình lặp lại nhiều, có dữ liệu đầu vào rõ ràng và đang tốn nhiều thời gian thủ công, ví dụ tiếp nhận yêu cầu báo giá hoặc xử lý chứng từ.

Khảo sát quy trình đang tốn thời gian và xác định cơ hội tự động hóa bằng AI

Chia sẻ một quy trình cụ thể cùng hệ thống đang dùng để Naventic đề xuất cách triển khai theo từng bước.

Nhận tư vấnXem demoXem bảng giá